Il piano strategico di un evento sportivo deve essere sia comprensibile che flessibile. Per gli organizzatori, esso è un’importante guida e deve essere in grado di conciliare l’ampia varietà di condizioni – meteorologiche, culturali, economiche, politiche e demografiche – le quali sono soggette a mutamenti ed impattano sull’evento.

I critici del processo di pianificazione sostengono che la pianificazione è un esercizio burocratico che consuma tempo e i cui benefici sono dubbi, e che la pianificazione riduce la flessibilità, la quale può essere la chiave di successo di un evento. Ma senza un piano, i membri del Comitato Organizzatore hanno solamente una vaga idea dei loro obiettivi, e nessun mezzo per misurare il loro successo nel raggiungerli. Un piano efficace non riduce la flessibilità; al contrario, esso fornisce una chiara prospettiva del corrente ambiente operativo, permettendo una veloce risposta se intervengono dei mutamenti ambientali.

Il processo di progettazione e di realizzazione dell’evento olimpico può essere scomposto in cinque fasi: la candidatura, l’analisi e la progettazione, l’implementazione, la realizzazione, la sostenibilità degli effetti nel lungo periodo.

1. Candidatura. In questa fase si deve dedicare la massima attenzione a tre aspetti in particolare: la realizzazione del bid document (ossia del dossier di candidatura), la gestione delle relazioni con i membri del comitato esaminatore e la capacità di affrontare e superare gli inevitabili ostacoli.

2. Attività di analisi e progettazione. Il comitato organizzatore è chiamato a formulare una visione chiara e condivisa di che cosa vuole essere il grande evento. Sempre in questa fase si rende necessario affrontare e chiarire il problema delle risorse, identificando gli sponsor, i contributi pubblici, gli enti finanziatori e definire tutti i dettagli relativi agli impianti da realizzare, così da poter affidare con tempestività gli incarichi alle aziende di costruzione.

3. Fase di implementazione. Si tratta di un momento molto delicato dal punto di vista finanziario. Il grande evento, per definizione, è infatti un’attività saltuaria e rende pertanto difficile stimare i costi delle diverse attività programmate. Di qui la necessità di controllare con grande attenzione l’avanzamento del budget e di porre, laddove necessario, gli opportuni correttivi.

4. Fase esecutiva. La gestione di ogni dettaglio è critica, poiché incide su come la destinazione si presenta ai diversi pubblici dell’evento (spettatori, atleti, media, turisti).

5. Ricerca delle condizioni di sostenibilità dei risultati. Identificare da subito quali attività realizzare per consolidare nel tempo gli effetti positivi generati dall’evento.

Tali fasi, escludendo la prima, possono essere ricomposte secondo lo schema illustrato dalla seguente figura.